Firmenumzug planen

Den Termin ans Wochenende legen

Der übliche Ablauf sieht so aus: Freitag ab Mittag wird abgebaut, Samstag gefahren und aufgebaut, der Sonntag bleibt als Puffer für die IT und die letzten Kisten. Am Montag früh sitzen alle an ihrem Platz.

Bei größeren Büros ist ein Umzug in Etappen sinnvoll, etwa zwei Wochenenden hintereinander nach Abteilungen getrennt. Dann arbeitet immer ein Teil weiter. Feiertagsbrücken sind für Büroumzüge die ruhigsten Termine im Jahr.

Eine Person entscheidet

Legen Sie eine Ansprechperson fest, die am Umzugstag vor Ort und am Handy erreichbar ist und Entscheidungen treffen darf. Ohne diese Person stehen Träger im Gang und warten darauf, dass jemand sagt, wohin der Aktenschrank kommt.

Dieselbe Person führt die Schlüssel, Chips und Zugangscodes für beide Standorte und weiß, ob eine Alarmanlage scharf ist. Das klingt selbstverständlich und ist der häufigste Grund für eine verlorene Stunde am Morgen.

Inventarliste vor der Besichtigung

Schreiben Sie vorab auf, was tatsächlich mitkommt: Anzahl der Arbeitsplätze, Schreibtische, Rollcontainer, Kästen, Regalmeter, Aktenschränke, Serverschrank, Drucker, Küchengeräte, Besprechungsmöbel. Diese Liste ist die Grundlage für unseren Fixpreis nach der kostenlosen Besichtigung.

Markieren Sie darin gleich, was am alten Standort bleibt. Alte Möbel, die niemand mehr will, sollten vor dem Umzugstag verschwinden und nicht mitfahren, nur weil am Umzugstag niemand entscheiden möchte.

IT zuletzt abbauen, zuerst aufbauen

Am Tag vor dem Umzug läuft ein vollständiges Backup, danach werden Fotos von jeder Verkabelung gemacht. Server, Switches und Telefonanlage werden als Letztes abgebaut und am neuen Standort als Erstes wieder aufgestellt, damit die IT arbeiten kann, während wir noch Möbel tragen.

Der Internetanschluss am neuen Standort braucht die längste Vorlaufzeit, oft mehrere Wochen bis zum Technikertermin. Kümmern Sie sich zuerst darum, alles andere lässt sich verschieben. Wir bauen ab, transportieren und stellen auf. Anschließen und konfigurieren macht Ihre IT-Betreuung, dafür sind wir nicht der richtige Betrieb.

Beschriftung nach Arbeitsplatz

Nummerieren Sie die Arbeitsplätze am neuen Standort und hängen Sie einen Plan an die Eingangstür. Jeder Karton, jeder Rollcontainer und jeder Monitor bekommt die Nummer des Zielplatzes, am besten mit farbigen Klebepunkten je Raum.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter packt den eigenen Platz in zwei beschriftete Kartons und leert den Rollcontainer. Akten kommen in verschlossene, nummerierte Kisten mit einer Liste, wer sie gepackt hat. Kartons liefern wir vorab, ab € 3,50 pro Stück.

Was die Ausfallzeit wirklich verkürzt

Abgerechnet wird als Fixpreis nach der Besichtigung, nicht nach Stunden. Firmen bekommen eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und zahlen per Überweisung.

• Halteverbotszone an beiden Adressen, ab € 140 je Zone
• Lift und Ladezone für beide Standorte reserviert und angemeldet
• Zutritt geklärt: Schlüssel, Chip, Alarmcode, Portier
• Möbel, die nicht mitkommen, vor dem Umzugstag entfernt
• Ein Kartonlimit pro Arbeitsplatz, sonst wächst die Menge um ein Drittel